CENTRO MULTIDISCIPLINAR UFRJ – MACAÉ

UNDERGRADUATE ACADEMIC SECRETARY:

The Undergraduate Academic Secretariat is the sector responsible for managing the entire academic life of students and for collaborating with undergraduate teaching activities at the UFRJ-Macaé Prof. Campus. Aloísio Teixeira, supporting 11 undergraduate courses, serving their coordinators, professors and students and also the external public that seeks the secretariat in order to obtain information and clarifications.

Team:

  • Bruno Gabriel Conti Fortunato

  • Elaine Serpa Francesconi

  • Jefferson dos Santos Araújo

  • Karine Siqueira Mota

  • Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha

  • Tatiane Guilherme Lourenço

Chefias (a partir de 01/2022) :

  • Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha 
  • Bruno Gabriel Conti Fortunato (Substituto Eventual)

Contact:

E-mail: academico@macae.ufrj.br

IMPORTANTE: O atendimento presencial na secretaria acadêmica, sobretudo para retirada do diploma, ocorre mediante agendamento prévio através do e-mail: academico@macae.ufrj.br.
Ademais, o fornecimento de documentos e a abertura de processos é realizada de modo digital e não presencial.

  • Serving, in person or remotely, users of the external community, professors, technicians and especially students, providing and receiving academic graduation information;
  • Fornecer, mediante requerimento, documentos acadêmicos oficiais necessários, incluindo histórico, boletim, declarações e outros que sejam emitidos pela UFRJ;
  • Communicate with students, advising them on relevant academic subjects, making use, if convenient and opportune, of feeding pages on social networks, preparing video or image material and sending e-mails;
  • Acting in the preparation of manuals and forms and in the preparation of reports and spreadsheets that support the activities of the sector and the academic area of undergraduate teaching on the Campus;
  • Develop and update the knowledge base used in the sector, including library of standard procedures, flowchart of processes and requirements and other guidelines;
  • Perform office services and use IT resources aimed at organizing the sector and systematizing activities;
  • Control the office material for own use, including the survey of needs, requests from the warehouse and any purchase requests;
  • Manage the files located in the sector, opening folders for new students, maintaining their organization and proper classification and the definitive archiving of documents according to pre-established archival criteria;
  • Dealing with various documents, complying with all the necessary procedures related to them, including registering their entry and exit, analyzing their compliance, identifying gaps or irregularities and classifying them according to pre-established criteria;
  • Receive and analyze academic requirements, filing them in processes when necessary, according to pre-established criteria;
  • Follow up on academic administrative processes and requirements, giving them the necessary official impetus for the next stage, at the necessary instances or for the fulfillment of any requirement; check deadlines, update records and public information systems, attach documents, issue official letters and provide reports for better instruction thereof;
  • Issue a summons to those who will act in the processes and requirements, as well as to interested parties, to acknowledge or comply with a requirement;
  • Administrative and technical support to those who work in the academic administrative requirements and processes regarding their adequate participation in them;
  • Perform procedures and records in the Integrated Academic Management System to implement decisions in academic administrative processes and requirements, as long as they are within its competence and have scope for the task;
  • Carry out the registration of information in the diploma kit, as well as all other measures necessary for the issuance of the diploma that are within its competence in this process;
  • Provide registration registration in courses for incoming students;
  • Provide changes to direct enrollment in subjects in general, at the request of the Course Coordinators;
  • Provide the registration of irregular enrollment authorizations deliberated by the Course Boards;
  • Provide the registration and opening of classes in the Integrated Academic Management System, and change them when necessary, according to academic planning of the courses;
  • Provide the registration of academic advisors in student data;
  • Advise, if necessary, the Academic Orientation Committees, Discipline Dispensers and the Collegiate and Course Coordination Committees regarding the clarification of doubts or the application of the CEG resolution or the legislation in force, related to the academic activities of undergraduate education;
  • Preferential administrative and technical support in the stages of admission exams for access to graduation on Campus, such as confirmation of enrollment and enrollment in subjects;
  • Comply with and enforce the academic calendar as well as all other academic resolutions of the university and the legislation in force in the performance of its activities;
  • Perform other tasks of the same nature and level of complexity, as long as they are directly associated with the academic environment of undergraduate education

Formulário de Correção de Histórico Escolar: Processo destinado a requerer: 1 - Homologação de Grau, 2 - Exclusão de Reprovação e 3 - Substituição de Grau. 
 
1 - Para homologação de grau, o aluno(a) deve justificar o motivo de não ter realizado a inscrição na disciplina ou de não ter requerido autorização para alguma irregularidade. A perda do prazo não é razão que justifique a homologação, tampouco é permitido frequentar alguma disciplina sem inscrição visando pedir homologação posterior.
2 - Para exclusão de reprovação, o aluno(a) deve justificar o motivo de não ter realizado o trancamento da inscrição na disciplina. A perda do prazo não é razão que justifique a exclusão, tampouco é permitido que o aluno resolva abandonar alguma disciplina visando pedir exclusão posterior.
3 - Substituição de grau é tão somente o requerimento que visa a alteração de uma nota lançada incorretamente.
 
Formulário de Reabertura de Matrícula: Processo destinado a requerer a reabertura da matrícula após período de trancamento (observando o prazo do calendário) ou, excepcionalmente, nas hipóteses em que desejar recorrer em casos de jubilamento (cancelamento da matrícula).
 

Formulário de Dispensa / Equivalência: Processo destinado a requerer o reconhecimento da equivalência entre duas disciplinas de conteúdo igual ou simular, visando ser dispensado de refazê-la no seu curso. Conhecido também como processo de "aproveitamento de disciplina".

 
Formulário de Trancamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o trancamento da matrícula nos prazos regulamentares. É requisito para solicitar trancamento ter cumprindo com aproveitamento um mínimo de 12 créditos.
 

Formulário de Cancelamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o cancelamento de matrícula.

Colação de Grau: Deve ser requerida juntamente à Coordenação de Curso que providenciará a análise da integralização do currículo e definirá a data da cerimonia em conjunto com o Gabinete da Direção Geral.
IMPORTANTE: Além de integralizar o currículo o(a) formando(a) deve estar com a sua situação no ENADE anotada no Histórico bem como no semestre de colação não pode haver qualquer atividade lançada - a colação deve ocorrer no semestre seguinte a última atividade.

Expedição de Diploma: Após a Colação de Grau o(a) formando(a) deve entrar em contato com a Secretaria Acadêmica no e-mail academico@macae.ufrj.br de posse dos originais digitalizados dos documentos abaixo:

  • Certidão de nascimento ou casamento
  • Documento de Identidade (O nome deve ser o mesmo da certidão. Caso use a CNH, o número desta constará no diploma)
  • CPF (Deve estar em documento próprio. Pode ser emitido pelo site da Receita Federal)
  • Certificado de Reservista (Obrigatório se do sexo masculino)
  • Título de Eleitor (Obrigatório para maiores de 18 anos)
  • Certidão de Quitação Eleitoral (Pode ser emitida no site do TSE)
  • Certificado de conclusão do Ensino Médio (Deve constar a data de publicação no Diário Oficial se instituição do estado do RJ, exceto federais)
  • Histórico Escolar do Ensino Médio
  • Histórico Escolar de Graduação Anterior (Obrigatório nos casos de ter havido aproveitamento (dispensa) de disciplinas)

Dignidade Acadêmica: Usado para requerer o certificado de Dignidade Acadêmica, facultado ao aluno(a) que conclui seu curso com CR igual ou maior que 8.0.