• Atender, de modo presencial ou remoto, usuários da comunidade externa, docentes, técnicos e especialmente os discentes, fornecendo e recebendo informações de cunho acadêmico de graduação;
• Fornecer, mediante requerimento, documentos acadêmicos oficiais necessários, incluindo histórico, boletim, declarações e outros que sejam emitidos pela UFRJ;
• Comunicar-se com os estudantes, orientando-os sobre assuntos acadêmicos relevantes, valendo-se, se for conveniente e oportuno, da alimentação de páginas em redes sociais, elaboração de material em vídeo ou imagem e envio de e-mails;
• Atuar na elaboração de manuais e formulários e na preparação de relatórios e planilhas que apoiem as atividades do setor e a área acadêmica de ensino de graduação do Campus;
• Elaborar e atualizar a base de conhecimento utilizada no setor, incluindo biblioteca de procedimentos padrão, fluxograma dos processos e requerimentos e outras diretrizes;
• Executar serviços de escritório e utilizar recursos de informática visando a organização do setor e a sistematização das atividades;
• Controlar o material de expediente de uso próprio, incluindo o levantamento das necessidades, as requisições junto ao almoxarifado e as eventuais solicitações de compra;
• Realizar a gestão dos arquivos localizados no setor, executando a abertura de pastas para novos estudantes, a manutenção de sua organização e classificação adequada e o arquivamento definitivo dos documentos conforme os critérios arquivísticos pré-estabelecidos;
• Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos, incluindo registrar sua entrada e saída, analisar sua conformidade, identificar lacunas ou irregularidades e classificar segundo critérios pré-estabelecidos;
• Receber e analisar requerimentos acadêmicos autuando-os em processos quando necessário, conforme critérios pré-estabelecidos;
• Acompanhar os processos e requerimentos administrativos acadêmicos, dando-lhes o impulso oficial necessário à próxima etapa, às instâncias necessárias ou ao cumprimento de alguma exigência; verificar prazos, atualizar cadastros e sistemas públicos de informação, anexar documentos, expedir ofícios e providenciar relatórios para melhor instrução dos mesmos;
• Emitir convocação àqueles que atuarão nos processos e requerimentos, bem como, aos interessados, para ciência ou cumprimento de exigência;
• Apoio administrativo e técnico aos que atuarem nos requerimentos e processos administrativos acadêmicos no tocante a adequada participação nos mesmos;
• Executar procedimentos e cadastros no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica para concretizar as decisões nos processos e requerimentos administrativos acadêmicos, desde que sejam de sua competência e possua escopo para tarefa;
• Executar o cadastro de informações no kit diplomas bem como todas as demais providências necessárias à expedição do diploma que sejam de sua competência neste processo;
• Providenciar o cadastro da inscrição em disciplinas dos estudantes ingressantes;
• Providenciar alterações nas inscrições diretas em disciplinas em geral, a pedido das Coordenações de Curso;
• Providenciar o cadastro das autorizações de inscrições irregulares deliberadas pelos Colegiados de Cursos;
• Providenciar o cadastro e abertura das turmas no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, e alterá-las quando necessário, conforme planejamento acadêmico dos cursos;
• Providenciar o cadastro dos orientadores acadêmicos nos dados dos estudantes;
• Assessorar, se necessário, as Comissões de Orientação Acadêmica, de Dispensa de Disciplinas e os Colegiados e Coordenações de Curso no tocante ao esclarecimento de dúvidas ou a aplicação das resolução CEG ou da legislação em vigor, relacionadas às atividades acadêmicas de ensino de graduação;
• Suporte administrativo e técnico preferencial nas etapas dos concursos de acesso à graduação no Campus, tais como as de confirmação de matrícula e inscrição em disciplinas;
• Cumprir e fazer cumprir o calendário acadêmico bem como todas demais resoluções acadêmicas da universidade e da legislação em vigor no desempenho de suas atividades;
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade, desde que associadas diretamente ao ambiente acadêmico de ensino de graduação

Formulário de Cancelamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o cancelamento de matrícula.

Colação de Grau: Deve ser requerida juntamente à Coordenação de Curso que providenciará a análise da integralização do currículo e definirá a data da cerimonia em conjunto com o Gabinete da Direção Geral.
IMPORTANTE: Além de integralizar o currículo o(a) formando(a) deve estar com a sua situação no ENADE anotada no Histórico bem como no semestre de colação não pode haver qualquer atividade lançada – a colação deve ocorrer no semestre seguinte a última atividade.

Expedição de Diploma: Após a Colação de Grau o(a) formando(a) deve entrar em contato com a Secretaria Acadêmica no e-mail academico@macae.ufrj.br de posse dos originais digitalizados dos documentos abaixo:

• Certidão de nascimento ou casamento
• Documento de Identidade (O nome deve ser o mesmo da certidão. Caso use a CNH, o número desta constará no diploma)
• CPF (Deve estar em documento próprio. Pode ser emitido pelo site da Receita Federal)
• Certificado de Reservista (Obrigatório se do sexo masculino)
• Título de Eleitor (Obrigatório para maiores de 18 anos)
• Certidão de Quitação Eleitoral (Pode ser emitida no site do TSE)
• Certificado de conclusão do Ensino Médio (Deve constar a data de publicação no Diário Oficial se instituição do estado do RJ, exceto federais)
• Histórico Escolar do Ensino Médio
• Histórico Escolar de Graduação Anterior (Obrigatório nos casos de ter havido aproveitamento (dispensa) de disciplinas)

Dignidade Acadêmica: Usado para requerer o certificado de Dignidade Acadêmica, facultado ao aluno(a) que conclui seu curso com CR igual ou maior que 8.0.

• Normas de regulamentação de atos acadêmicos do Campus UFRJ-Macaé

Clique aqui para acessar a distribuição das salas de aula para o semestre 2023-2 (atualizado 04/08/2023).

A vigência deste mapa de salas é de 07 de agosto de 2023 a 23 de dezembro de 2023.