CENTRO MULTIDISCIPLINAR UFRJ – MACAÉ

SECRETARIA ACADÊMICA DE GRADUAÇÃO:

A Secretaria Acadêmica de Graduação é o setor responsável pela gestão de toda a vida acadêmica dos alunos e por colaborar com as atividades de ensino de graduação do Campus UFRJ-Macaé Prof. Aloísio Teixeira, apoiando 11 cursos de graduação, atendendo seus coordenadores, docentes e discentes e também o público externo que procura a secretaria de modo a obter informações e esclarecimentos.

Equipe:

  • Bruno Gabriel Conti Fortunato

  • Elaine Serpa Francesconi

  • Jefferson dos Santos Araújo

  • Karine Siqueira Mota

  • Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha

  • Tatiane Guilherme Lourenço

Chefias (a partir de 01/2022) :

  • Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha 
  • Bruno Gabriel Conti Fortunato (Substituto Eventual)

Contato:

E-mail: academico@macae.ufrj.br

IMPORTANTE: O atendimento presencial na secretaria acadêmica, sobretudo para retirada do diploma, ocorre mediante agendamento prévio através do e-mail: academico@macae.ufrj.br.
Ademais, o fornecimento de documentos e a abertura de processos é realizada de modo digital e não presencial.

  • Atender, de modo presencial ou remoto, usuários da comunidade externa, docentes, técnicos e especialmente os discentes, fornecendo e recebendo informações de cunho acadêmico de graduação;
  • Fornecer, mediante requerimento, documentos acadêmicos oficiais necessários, incluindo histórico, boletim, declarações e outros que sejam emitidos pela UFRJ;
  • Comunicar-se com os estudantes, orientando-os sobre assuntos acadêmicos relevantes, valendo-se, se for conveniente e oportuno, da alimentação de páginas em redes sociais, elaboração de material em vídeo ou imagem e envio de e-mails;
  • Atuar na elaboração de manuais e formulários e na preparação de relatórios e planilhas que apoiem as atividades do setor e a área acadêmica de ensino de graduação do Campus;
  • Elaborar e atualizar a base de conhecimento utilizada no setor, incluindo biblioteca de procedimentos padrão, fluxograma dos processos e requerimentos e outras diretrizes;
  • Executar serviços de escritório e utilizar recursos de informática visando a organização do setor e a sistematização das atividades;
  • Controlar o material de expediente de uso próprio, incluindo o levantamento das necessidades, as requisições junto ao almoxarifado e as eventuais solicitações de compra;
  • Realizar a gestão dos arquivos localizados no setor, executando a abertura de pastas para novos estudantes, a manutenção de sua organização e classificação adequada e o arquivamento definitivo dos documentos conforme os critérios arquivísticos pré-estabelecidos;
  • Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos, incluindo registrar sua entrada e saída, analisar sua conformidade, identificar lacunas ou irregularidades e classificar segundo critérios pré-estabelecidos;
  • Receber e analisar requerimentos acadêmicos autuando-os em processos quando necessário, conforme critérios pré-estabelecidos;
  • Acompanhar os processos e requerimentos administrativos acadêmicos, dando-lhes o impulso oficial necessário à próxima etapa, às instâncias necessárias ou ao cumprimento de alguma exigência; verificar prazos, atualizar cadastros e sistemas públicos de informação, anexar documentos, expedir ofícios e providenciar relatórios para melhor instrução dos mesmos;
  • Emitir convocação àqueles que atuarão nos processos e requerimentos, bem como, aos interessados, para ciência ou cumprimento de exigência;
  • Apoio administrativo e técnico aos que atuarem nos requerimentos e processos administrativos acadêmicos no tocante a adequada participação nos mesmos;
  • Executar procedimentos e cadastros no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica para concretizar as decisões nos processos e requerimentos administrativos acadêmicos, desde que sejam de sua competência e possua escopo para tarefa;
  • Executar o cadastro de informações no kit diplomas bem como todas as demais providências necessárias à expedição do diploma que sejam de sua competência neste processo;
  • Providenciar o cadastro da inscrição em disciplinas dos estudantes ingressantes;
  • Providenciar alterações nas inscrições diretas em disciplinas em geral, a pedido das Coordenações de Curso;
  • Providenciar o cadastro das autorizações de inscrições irregulares deliberadas pelos Colegiados de Cursos;
  • Providenciar o cadastro e abertura das turmas no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, e alterá-las quando necessário, conforme planejamento acadêmico dos cursos;
  • Providenciar o cadastro dos orientadores acadêmicos nos dados dos estudantes;
  • Assessorar, se necessário, as Comissões de Orientação Acadêmica, de Dispensa de Disciplinas e os Colegiados e Coordenações de Curso no tocante ao esclarecimento de dúvidas ou a aplicação das resolução CEG ou da legislação em vigor, relacionadas às atividades acadêmicas de ensino de graduação;
  • Suporte administrativo e técnico preferencial nas etapas dos concursos de acesso à graduação no Campus, tais como as de confirmação de matrícula e inscrição em disciplinas;
  • Cumprir e fazer cumprir o calendário acadêmico bem como todas demais resoluções acadêmicas da universidade e da legislação em vigor no desempenho de suas atividades;
  • Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade, desde que associadas diretamente ao ambiente acadêmico de ensino de graduação

Formulário de Correção de Histórico Escolar: Processo destinado a requerer: 1 - Homologação de Grau, 2 - Exclusão de Reprovação e 3 - Substituição de Grau. 
 
1 - Para homologação de grau, o aluno(a) deve justificar o motivo de não ter realizado a inscrição na disciplina ou de não ter requerido autorização para alguma irregularidade. A perda do prazo não é razão que justifique a homologação, tampouco é permitido frequentar alguma disciplina sem inscrição visando pedir homologação posterior.
2 - Para exclusão de reprovação, o aluno(a) deve justificar o motivo de não ter realizado o trancamento da inscrição na disciplina. A perda do prazo não é razão que justifique a exclusão, tampouco é permitido que o aluno resolva abandonar alguma disciplina visando pedir exclusão posterior.
3 - Substituição de grau é tão somente o requerimento que visa a alteração de uma nota lançada incorretamente.
 
Formulário de Reabertura de Matrícula: Processo destinado a requerer a reabertura da matrícula após período de trancamento (observando o prazo do calendário) ou, excepcionalmente, nas hipóteses em que desejar recorrer em casos de jubilamento (cancelamento da matrícula).
 

Formulário de Dispensa / Equivalência: Processo destinado a requerer o reconhecimento da equivalência entre duas disciplinas de conteúdo igual ou simular, visando ser dispensado de refazê-la no seu curso. Conhecido também como processo de "aproveitamento de disciplina".

 
Formulário de Trancamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o trancamento da matrícula nos prazos regulamentares. É requisito para solicitar trancamento ter cumprindo com aproveitamento um mínimo de 12 créditos.
 

Formulário de Cancelamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o cancelamento de matrícula.

Colação de Grau: Deve ser requerida juntamente à Coordenação de Curso que providenciará a análise da integralização do currículo e definirá a data da cerimonia em conjunto com o Gabinete da Direção Geral.
IMPORTANTE: Além de integralizar o currículo o(a) formando(a) deve estar com a sua situação no ENADE anotada no Histórico bem como no semestre de colação não pode haver qualquer atividade lançada - a colação deve ocorrer no semestre seguinte a última atividade.

Expedição de Diploma: Após a Colação de Grau o(a) formando(a) deve entrar em contato com a Secretaria Acadêmica no e-mail academico@macae.ufrj.br de posse dos originais digitalizados dos documentos abaixo:

  • Certidão de nascimento ou casamento
  • Documento de Identidade (O nome deve ser o mesmo da certidão. Caso use a CNH, o número desta constará no diploma)
  • CPF (Deve estar em documento próprio. Pode ser emitido pelo site da Receita Federal)
  • Certificado de Reservista (Obrigatório se do sexo masculino)
  • Título de Eleitor (Obrigatório para maiores de 18 anos)
  • Certidão de Quitação Eleitoral (Pode ser emitida no site do TSE)
  • Certificado de conclusão do Ensino Médio (Deve constar a data de publicação no Diário Oficial se instituição do estado do RJ, exceto federais)
  • Histórico Escolar do Ensino Médio
  • Histórico Escolar de Graduação Anterior (Obrigatório nos casos de ter havido aproveitamento (dispensa) de disciplinas)

Dignidade Acadêmica: Usado para requerer o certificado de Dignidade Acadêmica, facultado ao aluno(a) que conclui seu curso com CR igual ou maior que 8.0.