Equipe:
- Bruno Gabriel Conti Fortunato
- Elaine Serpa Francesconi
- Itamara Pereira Moço
- Jefferson dos Santos Araújo
- Karine Siqueira Mot
- Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha
Chefia (a partir de 01/2022) :
- Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha
- Bruno Gabriel Conti Fortunato (Substituto Eventual)
Contato:
Atendimento presencial de 09h às 16h. Sala 101, bloco C, Cidade Universitária
E-mail: academico@macae.ufrj.br
SECRETARIA ACADÊMICA DE GRADUAÇÃO
A Secretaria Acadêmica de Graduação é o setor responsável pela gestão de toda a vida acadêmica dos alunos e por colaborar com as atividades de ensino de graduação do Centro Multidisciplinar UFRJ-Macaé , apoiando os nove cursos de graduação: Enfermagem, Engenharia Civil, Engenharia Mecânica, Engenharia de Produção, Farmácia, Medicina, Nutrição, Química Bacharelado e Química Licenciatura.
A equipe atende ao público externo, coordenadores, docentes e discentes, fornecendo informações sobre os diversos procedimentos acadêmicos. Os principais assuntos atendidos são:
- EMISSÃO DE DOCUMENTOS DIVERSOS – declaração de matrícula ativa, histórico oficial, boletim oficial, entre outros.
- DISPENSA / EQUIVALÊNCIA DE DISCIPLINAS – também chamado “aproveitamento de disciplina”, deve ser requerido quando o aluno já havia cursado alguma disciplina em outra universidade.
- CORREÇÃO DE HISTÓRICO ESCOLAR – destinado a qualquer alteração necessária no histórico quanto a disciplinas: homologação de grau, exclusão de reprovação ou substituição de grau.
- REQUERIMENTO DE EXERCÍCIOS DOMICILIARES – quando o aluno possui algum impedimento para comparecer às aulas.
- INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS ISOLADAS – para alunos externos à UFRJ cursarem disciplinas específicas.
- TRANCAMENTO DE MATRÍCULA – solicitação para interromper as atividades acadêmicas, mantendo a matrícula na Universidade.
- CANCELAMENTO DE MATRÍCULA – é a cessação total do vínculo do aluno com a Universidade.
- REABERTURA DE MATRÍCULA – destinado a requerer o retorno para as atividades acadêmicas após o período de trancamento.
- DESCANCELAMENTO DE MATRÍCULA – para análise da reversão do cancelamento da matrícula.
- MATRÍCULA POR TRANSFERÊNCIA EX-OFFICIO – situação excepcional garantida por força de lei.
- EXPEDIÇÃO DE DIPLOMA – após a Colação de Grau o(a) formando(a) deve solicitar o diploma de graduação.
- DIGNIDADE ACADÊMICA – o certificado de Dignidade Acadêmica é facultado ao aluno(a) que conclui seu curso com CR igual ou maior que 8,0.
*Para mais detalhes acesse a aba “Formulários processuais” abaixo.
Atribuições
- Atender, de modo presencial ou remoto, usuários da comunidade externa, docentes, técnicos e especialmente os discentes, fornecendo e recebendo informações de cunho acadêmico de graduação;
- Fornecer, mediante requerimento, documentos acadêmicos oficiais necessários, incluindo histórico, boletim, declarações e outros que sejam emitidos pela UFRJ;
- Comunicar-se com os estudantes, orientando-os sobre assuntos acadêmicos relevantes, valendo-se, se for conveniente e oportuno, da alimentação de páginas em redes sociais, elaboração de material em vídeo ou imagem e envio de e-mails;
- Atuar na elaboração de manuais e formulários e na preparação de relatórios e planilhas que apoiem as atividades do setor e a área acadêmica de ensino de graduação do Campus;
- Elaborar e atualizar a base de conhecimento utilizada no setor, incluindo biblioteca de procedimentos padrão, fluxograma dos processos e requerimentos e outras diretrizes;
- Executar serviços de escritório e utilizar recursos de informática visando a organização do setor e a sistematização das atividades;
- Controlar o material de expediente de uso próprio, incluindo o levantamento das necessidades, as requisições junto ao almoxarifado e as eventuais solicitações de compra;
- Realizar a gestão dos arquivos localizados no setor, executando a abertura de pastas para novos estudantes, a manutenção de sua organização e classificação adequada e o arquivamento definitivo dos documentos conforme os critérios arquivísticos pré-estabelecidos;
- Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos, incluindo registrar sua entrada e saída, analisar sua conformidade, identificar lacunas ou irregularidades e classificar segundo critérios pré-estabelecidos;
- Receber e analisar requerimentos acadêmicos autuando-os em processos quando necessário, conforme critérios pré-estabelecidos;
- Acompanhar os processos e requerimentos administrativos acadêmicos, dando-lhes o impulso oficial necessário à próxima etapa, às instâncias necessárias ou ao cumprimento de alguma exigência; verificar prazos, atualizar cadastros e sistemas públicos de informação, anexar documentos, expedir ofícios e providenciar relatórios para melhor instrução dos mesmos;
- Emitir convocação àqueles que atuarão nos processos e requerimentos, bem como, aos interessados, para ciência ou cumprimento de exigência;
- Apoio administrativo e técnico aos que atuarem nos requerimentos e processos administrativos acadêmicos no tocante a adequada participação nos mesmos;
- Executar procedimentos e cadastros no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica para concretizar as decisões nos processos e requerimentos administrativos acadêmicos, desde que sejam de sua competência e possua escopo para tarefa;
- Executar o cadastro de informações no kit diplomas bem como todas as demais providências necessárias à expedição do diploma que sejam de sua competência neste processo;
- Providenciar o cadastro da inscrição em disciplinas dos estudantes ingressantes;
- Providenciar alterações nas inscrições diretas em disciplinas em geral, a pedido das Coordenações de Curso;
- Providenciar o cadastro das autorizações de inscrições irregulares deliberadas pelos Colegiados de Cursos;
- Providenciar o cadastro e abertura das turmas no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, e alterá-las quando necessário, conforme planejamento acadêmico dos cursos;
- Providenciar o cadastro dos orientadores acadêmicos nos dados dos estudantes;
- Assessorar, se necessário, as Comissões de Orientação Acadêmica, de Dispensa de Disciplinas e os Colegiados e Coordenações de Curso no tocante ao esclarecimento de dúvidas ou a aplicação das resolução CEG ou da legislação em vigor, relacionadas às atividades acadêmicas de ensino de graduação;
- Suporte administrativo e técnico preferencial nas etapas dos concursos de acesso à graduação no Campus, tais como as de confirmação de matrícula e inscrição em disciplinas;
- Cumprir e fazer cumprir o calendário acadêmico bem como todas demais resoluções acadêmicas da universidade e da legislação em vigor no desempenho de suas atividades;
- Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade, desde que associadas diretamente ao ambiente acadêmico de ensino de graduação
Formulários processuais
Formulário de Dispensa / Equivalência: Processo destinado a requerer o reconhecimento da equivalência entre duas disciplinas de conteúdo igual ou simular, visando ser dispensado de refazê-la no seu curso. Conhecido também como processo de “aproveitamento de disciplina”.
Formulário de Cancelamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o cancelamento de matrícula.
Colação de Grau: Deve ser requerida juntamente à Coordenação de Curso que providenciará a análise da integralização do currículo e definirá a data da cerimonia em conjunto com o Gabinete da Direção Geral.
IMPORTANTE: Além de integralizar o currículo o(a) formando(a) deve estar com a sua situação no ENADE anotada no Histórico bem como no semestre de colação não pode haver qualquer atividade lançada – a colação deve ocorrer no semestre seguinte a última atividade.
Expedição de Diploma: Após a Colação de Grau o(a) formando(a) deve entrar em contato com a Secretaria Acadêmica no e-mail academico@macae.ufrj.br de posse dos originais digitalizados dos documentos abaixo:
- Certidão de nascimento ou casamento
- Documento de Identidade (O nome deve ser o mesmo da certidão. Caso use a CNH, o número desta constará no diploma)
- CPF (Deve estar em documento próprio. Pode ser emitido pelo site da Receita Federal)
- Certificado de Reservista (Obrigatório se do sexo masculino)
- Título de Eleitor (Obrigatório para maiores de 18 anos)
- Certidão de Quitação Eleitoral (Pode ser emitida no site do TSE)
- Certificado de conclusão do Ensino Médio (Deve constar a data de publicação no Diário Oficial se instituição do estado do RJ, exceto federais)
- Histórico Escolar do Ensino Médio
- Histórico Escolar de Graduação Anterior (Obrigatório nos casos de ter havido aproveitamento (dispensa) de disciplinas)
Dignidade Acadêmica: Usado para requerer o certificado de Dignidade Acadêmica, facultado ao aluno(a) que conclui seu curso com CR igual ou maior que 8.0.
Outros documentos
Mapa de salas 2023.2
Clique aqui para acessar a distribuição das salas de aula para o semestre 2023-2 (atualizado 04/08/2023).
A vigência deste mapa de salas é de 07 de agosto de 2023 a 23 de dezembro de 2023.