Secretaria de Graduação – CENTRO MULTIDISCIPLINAR UFRJ

Equipe:

Bruno Gabriel Conti Fortunato
Elaine Serpa Francesconi
Itamara Pereira Moço
Jefferson dos Santos Araújo
Karine Siqueira Mot
Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha

Chefia (a partir de 01/2022) :

Mariana da Silva Hermsdorff Vellinha
Bruno Gabriel Conti Fortunato (Substituto Eventual)

Contato:

Atendimento presencial de 09h às 16h. Sala 101, bloco C, Cidade Universitária

E-mail: academico@macae.ufrj.br

SECRETARIA ACADÊMICA DE GRADUAÇÃO

A Secretaria Acadêmica de Graduação é o setor responsável pela gestão de toda a vida acadêmica dos alunos e por colaborar com as atividades de ensino de graduação do Centro Multidisciplinar UFRJ-Macaé , apoiando os nove cursos de graduação: Enfermagem, Engenharia Civil, Engenharia Mecânica, Engenharia de Produção, Farmácia, Medicina, Nutrição, Química Bacharelado e Química Licenciatura.

A equipe atende ao público externo, coordenadores, docentes e discentes, fornecendo informações sobre os diversos procedimentos acadêmicos. Os principais assuntos atendidos são:

EMISSÃO DE DOCUMENTOS DIVERSOS – declaração de matrícula ativa, histórico oficial, boletim oficial, entre outros.
DISPENSA / EQUIVALÊNCIA DE DISCIPLINAS – também chamado “aproveitamento de disciplina”, deve ser requerido quando o aluno já havia cursado alguma disciplina em outra universidade.
CORREÇÃO DE HISTÓRICO ESCOLAR – destinado a qualquer alteração necessária no histórico quanto a disciplinas: homologação de grau, exclusão de reprovação ou substituição de grau.
REQUERIMENTO DE EXERCÍCIOS DOMICILIARES – quando o aluno possui algum impedimento para comparecer às aulas.
INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS ISOLADAS – para alunos externos à UFRJ cursarem disciplinas específicas.
TRANCAMENTO DE MATRÍCULA – solicitação para interromper as atividades acadêmicas, mantendo a matrícula na Universidade.
CANCELAMENTO DE MATRÍCULA – é a cessação total do vínculo do aluno com a Universidade.
REABERTURA DE MATRÍCULA – destinado a requerer o retorno para as atividades acadêmicas após o período de trancamento.
DESCANCELAMENTO DE MATRÍCULA – para análise da reversão do cancelamento da matrícula.
MATRÍCULA POR TRANSFERÊNCIA EX-OFFICIO – situação excepcional garantida por força de lei.
EXPEDIÇÃO DE DIPLOMA – após a Colação de Grau o(a) formando(a) deve solicitar o diploma de graduação.
DIGNIDADE ACADÊMICA – o certificado de Dignidade Acadêmica é facultado ao aluno(a) que conclui seu curso com CR igual ou maior que 8,0.

*Para mais detalhes acesse a aba “Formulários processuais” abaixo.

Atribuições

Atender, de modo presencial ou remoto, usuários da comunidade externa, docentes, técnicos e especialmente os discentes, fornecendo e recebendo informações de cunho acadêmico de graduação;
Fornecer, mediante requerimento, documentos acadêmicos oficiais necessários, incluindo histórico, boletim, declarações e outros que sejam emitidos pela UFRJ;
Comunicar-se com os estudantes, orientando-os sobre assuntos acadêmicos relevantes, valendo-se, se for conveniente e oportuno, da alimentação de páginas em redes sociais, elaboração de material em vídeo ou imagem e envio de e-mails;
Atuar na elaboração de manuais e formulários e na preparação de relatórios e planilhas que apoiem as atividades do setor e a área acadêmica de ensino de graduação do Campus;
Elaborar e atualizar a base de conhecimento utilizada no setor, incluindo biblioteca de procedimentos padrão, fluxograma dos processos e requerimentos e outras diretrizes;
Executar serviços de escritório e utilizar recursos de informática visando a organização do setor e a sistematização das atividades;
Controlar o material de expediente de uso próprio, incluindo o levantamento das necessidades, as requisições junto ao almoxarifado e as eventuais solicitações de compra;
Realizar a gestão dos arquivos localizados no setor, executando a abertura de pastas para novos estudantes, a manutenção de sua organização e classificação adequada e o arquivamento definitivo dos documentos conforme os critérios arquivísticos pré-estabelecidos;
Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos, incluindo registrar sua entrada e saída, analisar sua conformidade, identificar lacunas ou irregularidades e classificar segundo critérios pré-estabelecidos;
Receber e analisar requerimentos acadêmicos autuando-os em processos quando necessário, conforme critérios pré-estabelecidos;
Acompanhar os processos e requerimentos administrativos acadêmicos, dando-lhes o impulso oficial necessário à próxima etapa, às instâncias necessárias ou ao cumprimento de alguma exigência; verificar prazos, atualizar cadastros e sistemas públicos de informação, anexar documentos, expedir ofícios e providenciar relatórios para melhor instrução dos mesmos;
Emitir convocação àqueles que atuarão nos processos e requerimentos, bem como, aos interessados, para ciência ou cumprimento de exigência;
Apoio administrativo e técnico aos que atuarem nos requerimentos e processos administrativos acadêmicos no tocante a adequada participação nos mesmos;
Executar procedimentos e cadastros no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica para concretizar as decisões nos processos e requerimentos administrativos acadêmicos, desde que sejam de sua competência e possua escopo para tarefa;
Executar o cadastro de informações no kit diplomas bem como todas as demais providências necessárias à expedição do diploma que sejam de sua competência neste processo;
Providenciar o cadastro da inscrição em disciplinas dos estudantes ingressantes;
Providenciar alterações nas inscrições diretas em disciplinas em geral, a pedido das Coordenações de Curso;
Providenciar o cadastro das autorizações de inscrições irregulares deliberadas pelos Colegiados de Cursos;
Providenciar o cadastro e abertura das turmas no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, e alterá-las quando necessário, conforme planejamento acadêmico dos cursos;
Providenciar o cadastro dos orientadores acadêmicos nos dados dos estudantes;
Assessorar, se necessário, as Comissões de Orientação Acadêmica, de Dispensa de Disciplinas e os Colegiados e Coordenações de Curso no tocante ao esclarecimento de dúvidas ou a aplicação das resolução CEG ou da legislação em vigor, relacionadas às atividades acadêmicas de ensino de graduação;
Suporte administrativo e técnico preferencial nas etapas dos concursos de acesso à graduação no Campus, tais como as de confirmação de matrícula e inscrição em disciplinas;
Cumprir e fazer cumprir o calendário acadêmico bem como todas demais resoluções acadêmicas da universidade e da legislação em vigor no desempenho de suas atividades;
Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade, desde que associadas diretamente ao ambiente acadêmico de ensino de graduação

Formulários processuais

Formulário de Correção de Histórico Escolar: Processo destinado a requerer: 1 - Homologação de Grau, 2 - Exclusão de Reprovação e 3 - Substituição de Grau.

1 - Para homologação de grau, o aluno(a) deve justificar o motivo de não ter realizado a inscrição na disciplina ou de não ter requerido autorização para alguma irregularidade. A perda do prazo não é razão que justifique a homologação, tampouco é permitido frequentar alguma disciplina sem inscrição visando pedir homologação posterior.

2 - Para exclusão de reprovação, o aluno(a) deve justificar o motivo de não ter realizado o trancamento da inscrição na disciplina. A perda do prazo não é razão que justifique a exclusão, tampouco é permitido que o aluno resolva abandonar alguma disciplina visando pedir exclusão posterior.

3 - Substituição de grau é tão somente o requerimento que visa a alteração de uma nota lançada incorretamente.

Formulário de Reabertura de Matrícula: Processo destinado a requerer a reabertura da matrícula após período de trancamento (observando o prazo do calendário) ou, excepcionalmente, nas hipóteses em que desejar recorrer em casos de jubilamento (cancelamento da matrícula).

Formulário de Dispensa / Equivalência: Processo destinado a requerer o reconhecimento da equivalência entre duas disciplinas de conteúdo igual ou simular, visando ser dispensado de refazê-la no seu curso. Conhecido também como processo de "aproveitamento de disciplina".

Formulário de Trancamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o trancamento da matrícula nos prazos regulamentares. É requisito para solicitar trancamento ter cumprindo com aproveitamento um mínimo de 12 créditos.

Formulário de Cancelamento de Matrícula: Processo destinado a requerer o cancelamento de matrícula.

Colação de Grau: Deve ser requerida juntamente à Coordenação de Curso que providenciará a análise da integralização do currículo e definirá a data da cerimonia em conjunto com o Gabinete da Direção Geral.
IMPORTANTE: Além de integralizar o currículo o(a) formando(a) deve estar com a sua situação no ENADE anotada no Histórico bem como no semestre de colação não pode haver qualquer atividade lançada - a colação deve ocorrer no semestre seguinte a última atividade.

Expedição de Diploma: Após a Colação de Grau o(a) formando(a) deve entrar em contato com a Secretaria Acadêmica no e-mail academico@macae.ufrj.br de posse dos originais digitalizados dos documentos abaixo:

Certidão de nascimento ou casamento
Documento de Identidade (O nome deve ser o mesmo da certidão. Caso use a CNH, o número desta constará no diploma)
CPF (Deve estar em documento próprio. Pode ser emitido pelo site da Receita Federal)
Certificado de Reservista (Obrigatório se do sexo masculino)
Título de Eleitor (Obrigatório para maiores de 18 anos)
Certidão de Quitação Eleitoral (Pode ser emitida no site do TSE)
Certificado de conclusão do Ensino Médio (Deve constar a data de publicação no Diário Oficial se instituição do estado do RJ, exceto federais)
Histórico Escolar do Ensino Médio
Histórico Escolar de Graduação Anterior (Obrigatório nos casos de ter havido aproveitamento (dispensa) de disciplinas)

Dignidade Acadêmica: Usado para requerer o certificado de Dignidade Acadêmica, facultado ao aluno(a) que conclui seu curso com CR igual ou maior que 8.0.