Workshop Administrativo da Decania | Gestão 2021 – CENTRO MULTIDISCIPLINAR UFRJ

Da esquerda para direita: Irnak Barbosa, Diego Gonçalves, Fabio Faraj, Moisés Marinho, Renata Amorim, Gunnar Taets, Phellipe Zebendo, Mariana da Silva, Bruno Gabriel, Adriano Neves, Lia Baião, Celso Belmiro, Maria Talita, Angela Maria e Carlos Eduardo.

No dia 16 de Dezembro de 2021, foi realizado um Workshop colaborativo da gestão administrativa/2021 do Centro Multidisciplinar UFRJ – Macaé, com a presença do Decano Pró-tempore, Professor Irnak Marcelo Barbosa, do Vice-Decano pró-tempore, Professor Carlos Eduardo Lopes da Silva, do coordenador de Extensão Gunnar Taets, do Coordenador de Pesquisa Moisés Marinho, e das respectivas representações das áreas administrativas.

Realizadas as devidas apresentações aos recém-chegados e saudações aos velhos amigos, o Professor Irnak iniciou os trabalhos relembrando as reuniões iniciais de planejamento de sua gestão, manifestando alegria por terem alcançado seu primeiro ano de trabalho juntos, celebrando as conquistas e o aprendizado com os percalços.

Professor Irnak Barbosa

Passada a palavra a Coordenação de Pesquisa do Centro Multidisciplinar UFRJ – Macaé (CMUM), seu Coordenador, Professor Moisés Marinho Cavalcante, inciou suas palavras com a celebração de uma meta estipulada no início da gestão e atingida com sucesso, a criação dos Grupos de Trabalho visando a administração da estrutura física dos espaços e laboratórios, a coordenação dos grupos de pesquisa, a construção de divulgação digital e a a administração dos sistemas educacionais.

À esquerda, o Professor Moisés Marinho, e à direita, o Professor Henrique Rocha

Um dos trabalhos mais importantes do Grupo de Trabalho de Infraestrutura em Pesquisa foi o gerenciamento do espaço que recebeu para os pesquisadores deslocados no Pólo Ajuda. Durante o processo, foram mapeados os equipamentos, as estruturas e necessidades dos grupos de pesquisa para realizarem seus trabalhos de forma adequada, criando um objetivo a longo prazo para tornar as condições de uso as melhores possíveis. O professor Irnak manifestou sua preocupação com a estrutura do CMUM, concordando com a necessidade da construção de novos locais de trabalho, em nível estrutural.

O professor Moisés ainda manifestou a realização da comparação do que foi realizado com o PDI (Plano de Desenvolvimento Institucional), gerenciando a criação de um fluxo orgânico entre as Coordenações de Pesquisa dos novos Institutos. Há intenção de criar um círculo de discussão entre Institutos e Pesquisadores, visando integração e operacionalidade.

Aproveitando a colocação, o Vice-Decano Carlos Eduardo manifestou a necessidade de compreender melhor o microgerenciamento administrativo, dando maior agilidade e diminuindo o excesso de trabalho burocrático ao qual os pesquisadores são submetidos. Continuou a comentar sobre ser objetivo e transparente em relação os dados, desde impostos pagos, as parcerias com empresas, até aos trabalhos gerados por todo o CMUM, mas de forma ágil e que permita o uso efetivo do tempo por parte dos seus membros.

Enquanto o Professor Irnak mencionou a preocupação com a falta de iniciativa financeira para pesquisa científica, colocando em questão a busca de linhas de renda alternativas, desde emendas parlamentares e conexões com outros órgãos. O Professor Carlos Eduardo também manifestou a baixa procura por editais públicos, mencionando o exemplo de não haver nenhum projeto contemplando a biblioteca central do CMUM.

O Professor Henrique Rocha Mendonça, Substituto Eventual na Coordenação, levantou então vários pontos sobre quais editais deveriam ter o perfil dos grupos de pesquisa, criando debate sobre ampliação do escopo e busca de oportunidades de financiamento. Colocou também outras observações sobre editais coletivos, dando como exemplo o Edital da Faperj criado para equipamentos de grande porte, ou o edital da Finep para manutenção corretiva de equipamentos semelhantes. Sugeriu a criação de uma equipe voltada para projetos aplicados a editais de forma conjunta, entre os grupos de pesquisa do CMUM.

Dando sequência, o Professor Moisés manifestou a criação do Grupo de Trabalho sobre os Biotérios. A necessidade de compra de insumos e a contratação de técnicos especializados foi pautada, levando a planejamento de discussão posterior junto a Decania sobre plano de trabalho voltado ao assunto. Além deste, também foi criado o Grupo de Trabalho para Colóquios e o desenvolvimento de projetos em relação a sociedade como um todo. De comum acordo, o Professor Carlos Eduardo mostrou sua preocupação com a falta de visibilidade dos laboratórios e da Universidade.

Mudando a área administrativa, foi contemplada com a palavra o Coordenador da Secretaria Acadêmica de Graduação, Bruno Gabriel Conti Fortunato. Iniciou com a constatação de que este evento foi a primeira reunião após a pandemia, e todos ressaltaram o fato de finalmente poderem estar presentes novamente, respeitando as recomendações estabelecidas pela Reitoria Universitária. O Professor Irnak aproveitou para mencionar a importância da Secretaria Acadêmica no relacionamento com os alunos, ouvir suas críticas e atender suas necessidades.

O Coordenador da Secretaria de Graduação, Bruno Gabriel e sua Substituta Eventual, Mariana Da Silva

Em conjunto com Bruno, sua Substituta Eventual na Coordenação, Mariana da Silva Helmsdorff Velinha, mostraram extenso trabalho de adequação ao momento pandêmico e soluções conjuntas com a Superintendência de Tecnologia da Informação da UFRJ (SuperTick). A adoção do sistema de tickets remotos, gerando mais de cinco mil repostas com sucesso aos alunos e docentes, a adequação aos novos procedimentos burocráticos solicitados pelo Governo Federal, realização por parte do Coordenador de atualização oferecido também pelo Governo, e uma pesquisa de satisfação feita pelos mesmos junto com os alunos, que convergiu para um aumento de 25% da apreciação de sua eficiência.

No entanto, ainda há de se ressaltar que a secretaria sofreu de problemas com a burocracia junto ao Siga, onde o Professor Irnak mencionou que reuniões com a PR1 (Pró-Reitoria de graduação), PR4 (Pró-Reitoria de Pessoal) e PR7 (Pró-Reitoria de Políticas Estudantis) já estavam sendo encaminhadas, e uma melhora nas comunicações entre o Centro Multidisciplinar e as pró-reitorias estão em desenvolvimento. Em conjunto, o Professor Irnak e o Professor Gunnar Taets, Coordenador de Extensão do CMUM, Manifestaram-se tanto sobre a dificuldade de mostrar as pessoas a mudança na imagem prévia do servidor público, já bastante maltratada, e mesmo com esforço e dedicação ainda sofre com as dificuldades pregressas, Além disso, a necessidade de mais servidores para auxiliar a Secretaria de graduação, já que é um ponto de primeiro atendimento ao estudante e com grande fluxo de trabalho.

Aproveitando a oportunidade, o Professor Gunnar Taets iniciou as discussões sobre o trabalho realizado pela extensão no último ano, onde foi contemplado todo o processo de revisão, preparação e reformulação dos novos regimentos, incluídos a formação dos Institutos após a mudança da condição de “Pólo” para “Centro Multidisciplinar” de nossa instituição.

Professor Gunnar Taets e Professora Amorim

O Professor Irnak prontamente mencionou o reconhecimento de problemas anteriores a sua gestão, e o máximo esforço para resolver dentro daquilo que é possível nas condições atuais. O Professor Gunnar sugeriu um período estendido para que haja maior foco nos novos regimentos, além da necessidade de aprovação dos Coordenadores Adjuntos para que estes possam participar ativamente dos trabalhos.

Continuando sua explanação, o Professor Gunnar mostrou como infelizmente, devido a pandemia, projetos presenciais de extensão que iriam ser desenvolvidos no CMUM precisaram ser adiados. No entanto, novos trabalhos foram desenvolvidos, aumentando o intercâmbio com a comunidade em 22%, contemplando interdisciplinaridade, o impacto na formação do estudante, o tripé fundamental universitário – o ensino, a pesquisa e a extensão – e toda a relação com a sociedade. Houve procura por parte do Núcleo de Empresas Junior, além de outros setores educacionais e empresas privadas, para realização de parcerias institucionais.

Ainda na sequência, o Coordenador de Extensão se referiu a importância de que as ações de Extensão não são prestações de serviço, mas sim mudanças duradouras a serem realizadas na sociedade. Isto iniciou um debate entre este, o Professor Irnak e o Professor Henrique Rocha, sobre como o trabalho em conjunto da Extensão e da Pesquisa Universitária estão causando mudanças nos indicadores sociais da cidade de Macaé. Ser essencial que a relação entre a pesquisa, o aluno e a sociedade seja plena.

A Professora Renata Amorim, Substituta Eventual da Coordenação de Pesquisa, relatou a realização de 683 trabalhos de extensão e pesquisa durante o último ano. Adriano Neves de Souza, Diretor da Superintendência de Tecnologia de Informação no CMUM mencionou o rastreamento dos projetos de extensão e sua divisão sobre quais atendem os requisitos, e o Professor Gunnar Taets comentou sobre o rigor de colocar os projetos dentro das normas, mas, ao mesmo tempo, que estão em pronta disposição para ajudar todos os docentes, citando exemplos que aconteceram durante o ano. O Vice-Decano Carlos Eduardo ressaltou a necessidade de se adequar a visão internacional de Extensão, onde contempla-se o empreendedorismo, mas sempre gerando valor para a sociedade. A Professora Renata Amorim ainda levantou mais serviços prestados, com a revalidação de 32 ações de extensão e aprovação de 3 cursos de capacitação.

Dado a palavra, o Setor de Compras do CM, com seu representante, Fabio Faraj, mostrou todo o resultado de um processo de mudança implantado desde 2019, adequando-se a novas solicitações do Governo Federal. Realizando um trabalho integrado e usando soluções conjuntas com os outros setores administrativos, a implantação de novas rotinas, sistemas informatizados e planejamento conjunto para obter os melhores fornecedores, condições de compras e disposição de entrega resultou em um uso eficiente de todo o orçamento, sem perdas ou desperdícios.

O responsável pelo Setor de Compras, Fabio Faraj

Foram assim construídas iniciativas de licitações junto a outros grupos da Universidade, intercâmbio de informações e conhecimento no gerenciamento, trabalho conjunto com a SuperTic para uso de sistemas modernos de solicitações, início do uso de certificação digital, preparação para o uso futuro de pregões eletrônicos, e outras diversas melhorias aplicadas que trarão benefícios imediatos. Além de tudo, o Plano de Compras de 2022 já corre adiantado, prevendo também já o planejamento de 2023.

O Setor Financeiro, na figura de sua responsável, Angela Maria Marques Benicá, ressaltou a mudança de atitude da gestão atual, permitindo trabalho conjunto para que todo o planejamento orçamentário fosse executado com sucesso.

Angela Maria, responsável pelo Setor Financeiro

Apesar da queda do orçamento anual, a organização e metologia aplicadas permitiram ajuda mútua entre Direção e Institutos, fazendo com que pudesse ser realizada negociação futura através de indicadores de qualidade do CMUM para que haja melhora no orçamento oferecido pelo Governo Federal. O Professor Carlos Eduardo enfatizou a necessidade do trabalho contínuo em mostrar e enviar os indicadores de gestão. Em conjunto com o Professor Irnak, pediram para que houvesse um esforço coordenado para realizarem planejamento com os docentes. O Diretor da SuperTIC, Adriano Neves, mais uma vez ressaltou sua disposição em buscar as metodologias que estão sendo usadas, os processos informatizados e a forma que estão sendo dispostas os relacionamentos em prol de melhora contínua. Foi corroborado pelo Profesor Irnak, colocando a busca constante por diálogo entre todos atores, sempre em busca de soluções, reconhecendo que sempre haverá dificuldades em agregar as diferentes realidades existentes em nossa Instituição.

O Professor Celso Belmiro, Substituto Eventual da Coordenação de Apoio ao Ensino de Graduação, mostrou os resultados do trabalho de apoio a retomada, apesar de esperada apenas para 2022. Um trabalho em equipe por parte do seu setor conseguiu atender as exigências em menos de um mês, resultando na realocação, mapeamento e negociação das salas de aulas novas, cumprindo as exigências normativas para retorno seguro pós-pandemia. A criação da nova sala dos professores, a mudança no edital da monitoria dos cursos, mudanças na formalização dos estágios resolvida junto a Prefeitura de Macaé, e o auxílio a alunos com demandas especiais foram pautados como ações realizadas com sucesso. Além disso, foi realizada a criação de um grupo de trabalho online, e a prestação de contas à Reitoria da documentação pós-retomada, sempre no cumprimento do exigido.

Professor Celso Belmiro

O Professor Celso, no entanto, ressaltou que haverá maior necessidade de salas de aula, assim que o modelo híbrido de aulas seja abandonado e uma retomada presencial completa seja restabelecida. O Professor Irnak mostrou que já está trabalhando junto a Prefeitura de Macaé em várias possibilidades de expansão do CMUM. Além disso, o Coordenador de Apoio ao Ensino relatou, em conjunto com o Coordenador da Secretaria de Graduação e o Diretor da SuperTic, todo um processo de adequação a necessidade dos alunos em implementar recursos administrativos e solicitações pertinentes ao âmbito da PR-7, em função das solicitações de auxílios estudantis.

Maria Talita da Silva Santos, Chefe do Setor de Recursos Humanos, trouxe à discussão todo o trabalho de digitalização dos processos universitários que vem sendo realizados após assumir o comando do setor no início do ano, em conjunto com as implementações no SEI – o novo serviço de processos eletrônicos do governo – além do apoio aos novos concursos para Servidores Técnico Administrativos e Docentes realizados no CMUM durante o ano, após a mudança do gerenciamento dos mesmos terem sido enviados para suas respectivas coordenações. Foram realizadas reuniões virtuais com os docentes responsáveis para que estes tivessem orientação de como realizarem os processos necessários para os concursos. Maria Talita também comentou sobre as mudanças e dificuldades burocráticas durante a pandemia, além da adoção de sistema apoiando a nova CPST-Macaé.

O Arquiteto Fábio Bruno realizou uma longa apresentação sobre as propostas de construção no CMUM, contemplando especialmente as propostas do Restaurante Universitário e os novos Biotérios. Além disso, propostas para melhorar o espaço comum de convivência, a Biblioteca Central e a acessibilidade das salas de aula então em processo de estudos. Um desenho arquitetônico para o novo prédio de laboratórios e a segunda etapa dos módulos dos cursos de Engenharia estão em curso. Sugeriu ainda a criação de um banco de projetos para serem aplicados assim que os financiamentos se tornarem disponíveis, e especialmente a troca de projetos com o poder público, usando a relação de serviços propostos pela Universidade em troca de novas linhas de renda para projetos como os citados acima. Citou como exemplo a participação do CMUM em projetos da Prefeitura de Macaé, como estruturas, estradas e urbanismo. O Arquiteto Fábio e o Professor Irnak debateram sobre o uso conjunto de projetos através da extensão universitária, se valendo de construções eficientes, maximizando esforços dentro dos custos possíveis.

A Responsável pela Biblioteca do Centro Multidisciplinar UFRJ – Macaé, Lia Baião Feder, iniciou sua exposição trazendo a possibilidade de novas formatos para a compra de livros. Comentou a necessidade contínua de renovação das matrizes curriculares, e a função da biblioteca de atender as bibliografias vigentes. Seus comentários abrangeram a necessidade de acomodar-se à era digital, incluindo dentro do portfólio a compra de ebooks. Facilidades como o fim da obrigação de grandes espaços e o alcance prático aos alunos contrastam com a dificuldade em fazer as próprias editoras adotarem o formato. Enquanto internacionalmente o padrão já é largamente utilizado, dentro do país ainda há resistência, especialmente pelo que seria a queda da quantidade de venda dos livros físicos pelas editoras. Por conta disso, mesmo doações realizadas pelo Sistema de Bibliotecas da UFRJ (Sibi UFRJ) ainda é de livros em papel, fazendo com que haja a necessidade de expansão da Biblioteca para 2023. O Professor Carlos Eduardo e o Professor Irnak ressaltaram a necessidade de se contemplar projetos de pequisa que atendam a biblioteca universitária.

Adriano Neves, Diretor da SuperTIC, retornou às falas para mencionar uma doação de computadores pela Dataprev, além da compra de materiais para infraestrutura de servidores e equipamento de consumo para compor o Datacenter local, a construção de serviços em nuvem, a manutenção dos nobreaks, além da compra de baterias para os mesmos. Estão dedicando-se a reconstrução do sistema informatizado pós-pandemia.

A Coordenação Administrativa, por meio de seu responsável, Phellipe Zebendo, destacou o trabalho da mudança do almoxarifado e sua nova organização, a reforma da sala aplicada ao Serviço de Psicologia e atendimento aos alunos provido pela PR-7, a atualização preventiva dos espaços físicos seguindo o plano de retomada da pandemia, a participação no processo de implementação da CPST – Macaé, além de grande demanda na gestão de pessoal.

Encerrando o ciclo de debates, foi apresentado por meio do Setor de Comunicação, através de seu responsável, Euclydes Barbosa, o trabalho sendo realizado na construção do novo portal do Centro Multidisciplinar. Atendendo necessidades de modernização do layout, aplicação de novas demandas dos setores e melhor exposição para a sociedade, criação de novos canais de comunicação e integração com as redes sociais do CMUM, além de preservação de todo o conteúdo já construído anteriormente, o primeiro momento de interação com o público foi de mais ideias e intenções de desenvolver novos conteúdos. Pedidos de trabalho conjunto e criação de projetos integrados foram agendados e preparam para o lançamento do portal.

Euclydes Barbosa

Por fim, uma Palestra sobre Planejamento Estratégico, ministrada pelo Vice-Decano Carlos Eduardo, seguiu-se em conjunto com a discussão das intenções para o próximo ano. Temas como autoconhecimento, gestão e planejamento foram abordados, seguindo pela construção de ideias conjuntas e fechando o evento com uma dinâmica sobre metas a serem trabalhadas, preparando o retorno do evento para a mesma data, ao final do próximo ano.